Fui contratado por uma empresa há alguns anos para ajudar a profissionalizar a sua administração.
A empresa crescia rapidamente e sua gestão vinha sendo conduzida da maneira que dava, como muitas vezes acontece com empresas de sucesso acelerado. Os sócios procuraram ajuda quando a complexidade aumentou e os problemas começaram a colocar em risco os resultados.
A empresa atuava em um segmento de serviços especializados e sua credibilidade era a alma do negócio. Vendiam posicionamentos em formato de estudos, projeções e pareceres, seus técnicos eram competentes e bem preparados, espelhando a competência e preparação dos sócios fundadores. Administrativamente a empresa era deficiente e pouco profissionalizada, “casa de ferreiro, espeto de pau”, compreensível pois até então o foco havia se restringido à parte técnica.
Além do esforço de organização administrativa a empresa tinha planos agressivos de crescimento e expansão internacional. A ambição era justificada e acertada, como posso falar agora vendo os resultados alcançados.
Com objetivos tão ousados a compreensão e a mobilização de todos os colaboradores era essencial.
É óbvio que toda empresa depende de seus funcionários, mas em empresas de serviços isso é ainda mais acentuado. Ou a empresa tem bons profissionais ou não existe negócio. E com o crescimento acentuado atrair e reter bons profissionais passou a ser um fator crítico. As questões administrativas relacionadas ao departamento pessoal e RH precisavam ser tratadas com urgência e coerência.
A empresa tinha poucos concorrentes para seus serviços, mas na atração de profissionais qualificados vindos das faculdades de primeira linha a empresa concorria com praticamente todas as grandes empresas do pais.
Havia muito o que mudar. Toda mudança traz desconforto e acima de tudo é preciso que as pessoas acreditem na mudança, nos seus objetivos e na forma como ela está sendo conduzida. Pessoas que não acreditam não contribuem plenamente e sem essa efetiva colaboração tudo fica mais difícil.
Quem conduz a mudança precisa ter credibilidade. Eu era novo por lá, sabia o que deveria ser feito e recebi um voto de confiança, mas a credibilidade que tinha junto às pessoas vinha do patrocínio dos sócios fundadores.
Todo modelo organizacional traz restrições. As coisas não podem mais ser feitas de qualquer forma. São necessários procedimentos padronizados, regras e prazos que precisarão ser aceitos e respeitados. Muitos dos profissionais dali não entendiam exatamente essas necessidades, por falta de experiência de trabalho em outras empresas. Os próprios sócios também precisaram se adequar.
Organizar não é criar um novo ambiente mágico onde todos serão felizes, mas sim um ambiente de trabalho que minimize os erros, os atrasos e os desgastes decorrentes.
Nenhum processo de mudança está livre de erros, mas existem erros que minam a credibilidade. Enfrentamos muitos problemas, mas os relacionados à folha de pagamento foram os piores. Cada erro de um salário provocava uma reclamação que era difundida entre toda a empresa, disseminando a descrença na nossa capacidade de resolver as coisas.
Não há nada pior a um funcionário que se dedica arduamente do que ter um erro em seu salário. A impressão é que a empresa não se preocupa com ele.
Pareciam erros tolos. Um plano médico que deixou de ser descontado ou um erro de dez reais no depósito, a mais ou a menos. O que poderia parecer uma tolice pelo seu impacto objetivo e direto trazia um desgaste imensurável no ânimo da equipe, tanto técnica quanto administrativa. E um abalo significativo na confiança depositada no projeto de mudança e em seus condutores.
Eram variados os acordos de remuneração. Regimes, jornadas de trabalho e outras especificidades, resultantes da ausência de padrões formais. Os processos eram deficientes, baseados em planilhas e sob responsabilidade de pessoas envolvidas também em outras tarefas.
Naquele momento era impossível qualquer investimento em sistemas e outras ferramentas. Tinha que fazer o possível com o que tinha em mãos para que futuramente os sócios se convencessem da real necessidade de investimentos adicionais para aprimorar a administração.
Foram muitas reuniões com toda a empresa, apresentando o que estava sendo feito e para onde iríamos. As pessoas confiavam nos fundadores e tiveram a disposição de colaborar. Obter esse apoio e colaboração das pessoas era fundamental.
Nas reuniões os sócios demonstravam os planos ambiciosos em curso, animados com o sucesso e preocupados com os desafios a serem superados. Queriam cativar as pessoas, desafiá-las, trazê-las para o ímpeto da mudança. Grandes coisas eram discutidas, até que alguém sempre apresentava a questão: “Ok, tudo está bem, mas quando é que vocês vão resolver os erros nos salários?”
Era desanimador. Grandes estratégias delineadas afetadas por erros rudimentares. Era grande o risco de afetar a credibilidade dos sócios e o alcance de todas as mudanças.
Quando comecei o trabalho estes erros aconteciam todos os meses. Tentei algumas soluções mais simples, os erros diminuíram na quantidade mas ainda aconteciam com frequência. Nesses casos pouco adianta reduzir dez erros mensais para um.
Mesmo com muitas outros esforços em curso fui obrigado a reforçar a atenção sobre os procedimentos, triplicando a verificação, gastando muito mais horas minhas e da equipe sobre a atividade.
Ficou muito mais trabalhoso, mas os erros diminuíram. Antes aconteciam todo mês, agora um a cada três meses, depois um a cada seis. Mas permanecia um processo frágil e caro. A vulnerabilidade era evidente.
Quando você ou a empresa erram tentando algo novo é aceitável. As pessoas entendem e muitas delas vão aprender com isso, evitando que o erro se repita. Alguns erros permitem grandes avanços pelo aprendizado que proporcionam.
Mas não é a mesma coisa quando o erro acontece naquilo que deveria ser usual, em uma rotina em que a maioria das pessoas pensa ser básica como fazer a folha de pagamento. Erros assim minam a credibilidade na empresa e nos seus líderes. Passam a alimentar a rádio peão com comentários jocosos que se disseminam e acabam por desmobilizar as pessoas.
Um erro desses nunca se restringe aos problemas diretos e facilmente observáveis, os danos são muito mais profundos. Eles podem ser resolvidos de forma definitiva e sai muito mais barato investir em alternativas corretas do que viver sob o risco.
Após algum tempo avançando com as mudanças bem sucedidas, a credibilidade conquistada facilitou a aprovação de investimentos mais significativos em sistemas e serviços capazes de garantir a efetividade dos processos e otimizar o trabalho.
Foi assim o meu primeiro contato com a Populis. Fiz um amplo levantamento de soluções possíveis e acabei convencido de que era a solução com melhor custo x benefício. Os resultados foram ótimos. Comprovei na prática a excelência das soluções oferecidas e a seriedade da empresa, dedicada a garantir a exatidão de todo o processo da Folha.
Anos depois, quando recebi o convite para desenvolver esses artigos para a empresa tive a certeza de que teríamos um ótimo entendimento, pois temos muitos valores e princípios em comum. Gostamos de trabalhos bem feitos, livres de erros, garantindo o bem estar das pessoas e organizações.
Esse pode parecer um texto de propaganda, afinal meu trabalho tem o apoio da Populis. Na verdade é um reconhecimento, pois eu nunca trabalharia com artigos tão pessoais para uma empresa que eu não acreditasse.
Espero que esse texto leve à reflexão de que problemas assim precisam ser resolvidos da melhor forma possível. Ou então a sua empresa e liderança correm o risco de perder a credibilidade.
William Andreotti Jr.
Escritor, consultor, mentor e produtor de conteúdos sobre Administração, Negócios, Recursos Humanos e Carreiras. Defensor de uma visão humanizada para o mundo dos negócios e carreiras profissionais baseadas em princípios e valores.
Texto publicado originalmente no site da Populis em 2 de abril de 2020
Este texto foi desenvolvido a partir do apoio da Populis em seus esforços para desenvolver e disseminar conhecimentos relevantes da área de Recursos Humanos. A Populis é uma empresa que oferece soluções inteligentes para Folha de Pagamento.
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